新闻发布会的策划步骤及需要注意事项

2018-08-02 admin 34

  新闻发布会的策划步骤及需要注意事项

  在互联网快速发展的今天,通过媒体传播信息是常见的有效途径。新闻发布会,是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起,宣布某一消息,并就这一消息让记者提问,由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式,也是一种传播消息,以求新闻界客观报道的行之有效的手段。

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  那么一场成功的新闻发布会应该如何策划呢?又有哪些注意事项呢?

  一、要确定新闻发布会的日期、地点、新闻点等。

  注意事项:避免与重大新闻时间冲突。该步骤应在正式新闻发布会前20天完成,最迟15天,请在邀请函发布前预定会场。

  二、确定组织者与参与人员,包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等,与新闻发布会承办者确定规模与费用,签订合同。拟定邀请名单、会议流程、时间表以及发布会现场布置方案等等。

  注意事项:该步骤主要由主办者提出来,承办者具体负责。

  三、按照邀请名单,分工合作发送邀请函和请柬,确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息,制定参会人员详细名单。

  注意事项:邀请名单可以适当放大,对重要人物实施公关和追踪,并做好备用方案,确保新闻发布会参与人员的数量和质量。

  四、购买礼品、选聘主持人、礼仪、和接待人员,并进行相关的培训和预演。会场设计及布置,需要充分考虑每个布置细节和活动环节,保证会场与主题调性保持一致,活动环节紧密相扣。

  五、正式发布会前1-2小时,检查一切准备工作是否就绪,将会议议程精确到分钟,并制定意外情况补救措施。

  六、按计划开始发布会。发布会流程通常分为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。

  注意事项:主持人要把握会议的主题,避免大家离题。发言人讲完后,主持人要引导记者踊跃提问。遇到冷场时,可用轻松、幽默的语言活跃气氛,提高记者提问的兴趣和勇气。另外,发布会的时间一般要控制在2小时之内。

  七、监控媒体发布情况、整理发布会印象资料、收集会议剪报、制作发布会成果资料集(包括来宾名单、联系方式整理、发布会各媒体报道资料集、发布会总结报告等),作为企业市场部资料保存留档,并可以在此基础上制作相应的宣传资料。

  八、评测新闻发布会效果,总结反馈信息。对于参加会议而未发布新闻的记者,也应礼貌询问原因,便于日后改进工作。

  以上便是新闻发布会常见的一些流程及注意的事项,这也是举办一场成功的发布会所必须了解的知识。

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