深圳会议策划必备七项工作内容_亿采传媒

　　摘要：亿采文化传媒是一家专业的深圳企业年会策划公司，为公司企业提供深圳会议策划、深圳会展策划，用心服务让每一个环节都发挥到极致，用专业的庆典策划为您打造一个盛大的场面.

　　企业开展会展会议是为了能够展示企业的面貌以及企业的实力，能够在当地不断的扩张企业的知名度。那么企业举办会展会议就需要深圳会议策划，就需要寻找深圳企业年会策划公司来进行深圳会议策划，深圳会议策划一般分为会议策划和会务服务两部分。会议侧重于策划，而会务更侧重于服务。那么深圳会议策划需要注重哪些内容以及事项呢？接下来就由亿采传媒为你解答。

　　深圳会议策划大型专业会务时一定会做好的以下七项准备：

　　一、会务组

　　1、提前确定会务组房间号，并通知参会来宾。

　　2、会务组门牌明显标识，便于来宾寻找。

　　3、建立酒店与会议团队的沟通桥梁。

　　4、24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。

　　5、开通网线便于与外界联络。

　　6、安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。

　　二、数据统计

　　1、确定标准服务用语，提供优质服务。

　　2、根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息。

　　3、根据临行更改信息，及时调整相关数据。

　　4、准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

　　三、交通服务

　　1、按照数据统计时间，准确接送来宾。

　　2、根据来宾数量，合理安排车辆。

　　3、车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。

　　4、途中安排矿泉水及当天报纸，提供贴心服务。

　　5、安排值班车辆，处理应急事件。

　　6、大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。

　　四、住宿安排

　　1、重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。

　　2、服务包括：欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。

　　3、协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。

　　4、每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。

　　五、会议安排

　　1、根据具体会议流程安排好会议的时间地点。

　　2、提前检查好会场布置情况，会场灯光和会议设备情况。

　　六、餐饮安排

　　1、根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。

　　2、提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。

　　七、医疗保障

　　1、配备医疗人员，解决突发事件。

　　2、提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。

　　3、基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。

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