深圳活动策划公司如何策划一场高端的峰会?

2019-08-16 wys 89

近年来,沙龙、峰会及其他活动已成为越来越受企业欢迎的营销活动。因此,如何成功地策划好的活动?下面深圳活动策划公司与您分享的一些经验。

深圳活动策划公司在策划活动之前考虑三件事:确定活动的主题、工作项目和员工。

1.确定活动主题。

深圳活动策划公司确定活动主题前需要了解几个问题。

1、谁发起了这项活动?市场总监?产品推广部?

2.活动的目的是什么?做一个品牌推广?新产品的推出?会议服务营销?

3.目标群体是什么?企业家?政治名人?

4、深圳活动策划公司活动的主题文案是什么?知道这次活动的目的,就不难确定主题。

  二、深圳活动策划公司成立项目组。

一切都是由人完成的。您必须设置一个项目团队来确定谁将做什么。项目团队中的每个人都有特定的任务分配以及时间节点。

1.一般而言,存在一个全面和一体化的人。负责确定方向,调度任务,协调资源,过程审核,项目跟踪等,并与项目经理的角色相类似。

其次,需要进行文案策划。负责在活动期间撰写所有创意文案,包括各种海报标语,宣传内容,主要演讲,主持人等,以及活动早期的宣传副本和活动结束后的报告。

此外,必须有设计。负责所有宣传材料的设计,包括主题宣传海报、宾客海报、邀请函、工作卡、臂贴、卡片、品牌名称等。

4.IT技术。如果你想做更多的活动,你需要利用科技的力量来做更有趣的互动,或者为过程增加色彩。然后需要一位技术人员帮助您实现一些交互式功能。

5.物料对接。活动需要很多材料。最好有一个专门负责材料生产的人。这包括选择供应商,定价报价,进行跟进等。

以上仅为基本人员配备,主要负责前期规划和实施。需要多少人取决于活动的规模和项目周期。在一些大型活动中,周期很短,仅设计师就需要至少2-3人。

但是一个成功的活动,尤其是一个大型的活动,不可能由一个单独的团体独立完成,更多的时候需要所有部门甚至整个公司的合作或者寻找深圳活动策划公司。

三,确定工作任务。

简单地说,计划一个活动需要做什么?有三个阶段:活动的早期阶段、活动的当天和活动的结束。

活动初期的主要项目如下:

1.除了已经确定的主题外,还需要确定此次活动的时间吗?活动的规模?您需要预订多少个座位?地址安排在哪里适当?

2.邀约嘉宾?嘉宾是在当地还是在外地?是否需要现场参与者举行招待会?嘉宾是公众人物,需要对媒体保持警惕吗?

3.需要准备哪些材料?需要视频制作吗?伴手礼的礼物是什么?有什么规格?预算多少钱?

4.活动推广?什么平台是宣传新闻?

5.媒体合作。你需要在现场采访媒体记者的朋友吗?

6.供应商对接、设备租赁、媒体、宣传、摄影。

9.项目团队人员安排、项目评审和进度跟踪.

活动当天您需要做什么:

1.所有材料均在现场、建造、放置和安装。注意客人桌牌、名牌等就位。

2,现场排练:通过流程,图片或视频播放,PPT和音频,灯光等设备测试,主持人。

3.现场签到、登记、摄影、接待、入场指导、随行礼品发放。注意引导重要客人出席,不要坐错地方。

4.现场媒体接收的时间和地点以及预约后面试。

5.在活动过程中进行现场控制,掌握客人发言时间,尽量不要有太多超时。

  6、嘉宾接送。

  7、晚宴安排。

活动结束后:

深圳活动策划公司回顾项目的过程,鼓励好的地方去做,反映项目的地方和未来的改进,奖励和惩罚人员。

  四、注意事项。

活动是否成功在很大程度上反映在细节中。以下是在计划和执行活动的过程中需要注意的一些问题,希望能帮助您做得更好。

1、主题副本必须尽快确定,定稿时不能更改。根据这个主题,有许多事情是根据这个主题进行的,一旦主题发生了变化,下面的许多事情将有连锁反应,有变化,耗时和费力。

2,流程设计不宜过多,每个环节不宜过长,尤其是嘉宾讲话,不超过15分钟,没人会听,影响留存率。嘉宾的上场顺序也很重要。谁将首先和最后谁将发言,将直接影响留座率。

3,嘉宾必须提前邀请。

4.在互联网时代,流量是最大的。无论活动的目的是什么,建立一个团体是一项必要的行动。人类网络连接,资源共享,不要浪费一个繁忙的。

5,提前注意天气预报,并在面对下雨天时做好。

6、提前到现场,策划指导路线,如果一些地方非常大,或者在学院和大学等地方,场地可能有几个方向,注意引导卡。

7,做好现场安保工作,提防一些别有用心的人在现场。同时,做好媒体关系,争取更积极的报道。

8.工作人员高兴地忍受了一天的痛苦。别忘了安排员工一天吃三顿饭。

10.活动结束后,场地需要清理干净,给场地提供者留下良好的印象。

最后,我会给你加一些干货。为了使活动更方便,我将与您分享一些非常有用的供应商和工具。


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